Voici un sujet qui contient plusieurs volets : les modèles et envois automatisés d'emails depuis Zoho, mais aussi l'intégration des messageries des utilisateurs pour retrouver facilement l'historique des échanges avec vos interlocuteurs.
Ces fonctions offertes de manière native dans Zoho CRM sont relativement faciles à mettre en place et s'avèrent très utile pour optimiser la gestion des interactions avec les clients, travailler en mode collaboratif, mais aussi pour gagner du temps au quotidien !
Prérequis pour permettre l'envoi d'emails depuis Zoho CRM
Vous allez devoir mettre en place 2 actions préalables afin que vos envois d'emails soient possible et sûrs :
Authentifier votre domaine : Rendez vous dans le menu des paramètres, puis "E-mail", puis "Possibilité de remise par courrier électronique", vous allez pouvoir ajouter vos domaines, vous aurez ensuite 2 actions à effectuer, d'abord saisir le code envoyé sur l'email que vous avez utilisé pour la validation, puis aller copier les valeurs d'authentification indiquées au niveau de la zone DNS de votre hébergeur.
2. Autoriser vos expéditeurs :
Depuis la nouvelle version de cette fonction d'envoi d'emails, vous pouvez autoriser comme expéditeur des adresses qui ne sont pas des utilisateurs Zoho, par exemple communicatio@votresociete.com.
Pour cela, rendez-vous dans le menu des paramètres, puis "E-mail", puis "Adresses e-mail de l'organisation", rajoutez vos emails et saisissez le code envoyé pour les valider. Vous allez également pouvoir définir quels profils utilisateurs sont autorisés à utiliser cet email pour les envois.
Envoi d'emails et automatisations
Si vous avez effectué correctement les actions précédentes, Zoho CRM va vous permettre d'effectuer des envois manuels depuis le bouton "Envoyer email" des fiches prospects et contacts, mais aussi d'automatiser ces envois lors d'évènement spécifiques via des autorépondeurs, ou bien des workflows. Le déclencheur sera selon vos besoins, l'arrivée d'un nouveau prospect dans la base, la saisie d'un formulaire présent sur votre site web (demande de démo / RDV / téléchargement...) ou encore un changement de statut du prospect.
Bon à savoir : Si vos prospects arrivent dans votre CRM via des formulaires Zoho, ils s'intègrent de manière native à votre CRM et vont aller enrichir automatiquement votre module Prospects. Mais si vous utilisez des formulaires externes et que vous ne voulez pas les remplacer, il est souvent possible d'utiliser la fonction "Email Parser" de Zoho qui permet de paramétrer la prise en compte automatique de l'email de notification envoyé par votre outil de formulaire habituel (il faut cependant que le format de ces messages soit compatible).
Mais revenons à nos automatisations d'emails: celles-ci vous permettent d'être particulièrement réactifs lors des
demandes qui vous parviennent et de proposer par exemple une prise de RDV semi-automatisée, ou bien de permettre à l'interlocuteur de patienter en attendant une prise de contact commerciale.
L'un des gros avantages de Zoho c'est que vous pourrez suivre le statut de ces emails envoyés, vérifier s'ils ont été bien reçus et savoir s'ils ont été ouverts ou cliqués.
Si vous avez un volume important de contacts entrants, cela peut vous permettre d'établir des priorités et par exemple, de choisir de recontacter en premier lieu tous ceux qui auront cliqué et dont on peut supposer qu'ils ont un intérêt réel.
A l'inverse un email en erreur d'envoi vous donne déjà un indice de manque de qualité du contact, voire de spam et cela vous évitera de perdre du
temps "humain" en tentatives de contacts infructueuses.
Les modèles d'emails :
Passons maintenant à un autre aspect de la gestion des emails dans Zoho : la possibilité d'envoyer des emails à un ou plusieurs destinataires sur la base d'un modèle d'email. Ces modèles peuvent en outre contenir des balises de fusion, afin d'insérer automatiquement dans le texte les noms, prénoms, ou entreprise de votre interlocuteur, ainsi que potentiellement tout autre élément présent dans un champ de votre CRM.
Ces modèles sont éditables au moment de l'envoi, ce qui permet d'ajouter une touche de personnalisation supplémentaire si nécessaire. Il est aussi possible d'en programmer l'envoi afin qu'il se fasse à un moment plus optimal.
L'ajout de votre signature dans Zoho est indispensable, elle sera ainsi insérée automatiquement dans tous les messages que vous enverrez via votre compte Zoho.
Cette fonction peut faire gagner un temps précieux dans vos communications commerciales ou administratives, on a intérêt à utiliser cette fonction
chaque fois que l'on s'aperçoit qu'on envoi des messages très similaires qui sont donc probablement standardisables.
Pour le destinataire, ils apparaissent comme envoyés de votre boite personnelle, ils ne donnent donc absolument pas l'impression d'être issus d'un mailing impersonnel !
Bon à savoir: Pour encore plus de gain de temps et d'efficacité tout modèle d'email peut également être utilisé dans un Workflow ou une Macro afin d'automatiser son envoi.
Intégration des messageries :
Dernier volet de ce sujet emails: l'intégration de vos comptes de messageries email dans Zoho CRM, cette fonctionnalité est disponible quel que soit votre client de messagerie y compris Google ou Outlook.
Zoho vous donne ainsi la possibilité de visualiser dans les fiches clients tout email que vous ou une autre personne aurait échangé avec lui (à condition que ces personnes aient aussi réalisées l'intégration de leur messagerie en mode public).
Cela facilite le travail en mode collaboratif lorsque plusieurs membres de l'équipe travaillent avec un même client, mais cela représente aussi un gain de temps pour chacun car il est ainsi beaucoup plus rapide de retrouver et consulter les derniers échanges que l'on a eu avec un interlocuteur.
Voici la vidéo explicative pour l'intégration de votre messagerie :
Cette fonction va inclure tout email pourvu que vous soyez destinataire principal ou en copie. Zoho CRM se comportera alors comme un client mail (exactement comme votre smartphone) et récupèrera les messages tout en les laissant bien entendu à disposition dans votre messagerie habituelle.
Bon à savoir : Quelque soit le canal d'envoi ou de réception du message (depuis votre messagerie ou envoi depuis Zoho CRM) vous pourrez consulter le statut du message dans la fiche CRM du contact et savoir s'il a bien été ouvert.
Attention il faudra veiller à réaliser au préalable l'authentification de votre domaine, afin que vos emails ne soient pas bloqués par les filtres
anti-spam de vos destinataires.
Autre point important : même si la fonction d'envoi d'emails dans Zoho CRM peut vous permettre de faire de l'emailing, il n'est pas conseillé de l'utiliser pour plus de quelques dizaines d'envois quotidiens car les stratégie de délivrabilité ne sont pas du niveau de celles d'un véritable outil d'emailing comme Zoho Campaign, et vous risquez de voir rapidement bon nombre de vos messages bloqués !
Si vous avez besoin de faire du véritable emailing de masse, rendez vous sur Zoho Campaign qui fait ca très bien et vous permet en outre de mettre en
place des scénarios automatisés.
Vous n'exploitez pas l'ensemble de ces fonctionnalité dans votre CRM ? Parlons-en, prenez contact et bloquez un créneau de RDV avec moi ici.